Die Geschäftsprozessanalyse beschäftigt sich mit der (Prozess-) Analyse von Geschäftsprozessen und entstand ursprünglich als Instrument der Wirtschaftsinformatik. Hierbei werden Geschäftsprozesse dokumentiert, analysiert und optimiert, um in folgenden Schritten die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern und den Output zu verbessern. Hierbei müssen Größen wie beispielsweise Durchlaufzeiten, Materialaufwand und Qualitätsstandards optimiert werden. In diesem Rahmen gilt es, eventuelle Schwachstellen, wie beispielsweise eine nicht effiziente Kommunikation zwischen einzelnen Prozessstellen aufzuzeigen und im nächsten Schritt, der Prozessoptimierung, zu beseitigen.
Die Analyse von Geschäftsprozessen hat vor allem zum Ziel, einen Vergleich zwischen dem Istzustand und dem Sollzustand zu ziehen. Zum besseren Verständnis von Geschäftsprozessen ist es nötig, diese durch geeignete Modelle, wie etwa Flussdiagramme, zu visualisieren.
Wie sieht solch ein Flussdiagramm aus?
Das Flussdiagramm ist durch seine einfache Verständlichkeit und die Einfachheit der Symbole eine der am weitesten verbreiteten Methoden, einen Prozess abzubilden (Vgl. Becker, Thorsten (2005): Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Berlin/Heidelberg, S 101). Hierbei werden Rechtecke, Pfeile, Rauten, abgerundete Rechtecke und Kreise verwendet. Durch Rechtecke werden die Beschreibungen von Aktivitäten abgebildet; Pfeile zeigen einen Informations-, oder Materialfluss auf; Durch Rauten werden Entscheidungssituationen beschrieben; Abgerundete Rechtecke bilden Anfang und Ende eines Prozesses ab; Und Kreise stellen Schnittstellen bzw. Kontakte zur Außenwelt dar (Vgl. Becker, Thorsten (2005): Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Berlin/Heidelberg, S. 101).
Für die Durchführung einer (Geschäfts-) Prozessanalyse lassen zwei unterschiedliche Varianten heranziehen. Zum einen der top-down Ansatz, bei welchem von der obersten Ebene eines Unternehmens Geschäftsprozesse auf Teilprozesse und Prozessschritte herunter gebrochen werden. Der andere Ansatz ist der so genannte bottom-up Ansatz, welcher sich durch eine Zusammenfassung verschiedener Arbeitsschritte zu Teilprozessen und schließlich zu Geschäftsprozessen auszeichnet. Der bottom-up Ansatz empfiehlt sich zudem eher für die Praxis, da so einzelne Teilprozesse besser voneinander abgegrenzt werden und Überlappungen vermieden werden können. Dies führt dazu, dass keine unübersichtliche Vielzahl an Teilprozessen untersucht werden muss, sondern der Gesamtprozess im Vordergrund steht (Vgl. Becker, Thorsten (2005): Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Berlin/Heidelberg, S. 89).
Durchgeführt wird eine (Geschäfts-) Prozessanalyse in zwei Schritten. Zunächst findet eine Bestandsaufnahme des Istzustandes durch die Auswertung vorhandener Daten statt, woraufhin eine Analyse dieser Daten folgt. Im Rahmen dieser Analyse werden die Prozesse auf eventuelle Schwachstellen untersucht, um solche möglichst früh erkennbar zu machen. Zudem können Prozesse im Rahmen ihrer Analyse einem Benchmarking unterzogen werden, um Geschäftsprozesse sowohl quantitativ als auch qualitativ mit anderen, gleichartigen Geschäftsprozessen zu vergleichen.
Welchen Zweck verfolgt die Analyse von Geschäftsprozessen?
Die stetige Analyse von Geschäftsprozessen trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre ablaufenden (Geschäfts-) Prozesse sehr detailliert kennen. Somit sind diese in der Lage, eine ständige Bewertung ihrer Geschäftsprozesse durchzuführen, was zu einer frühzeitigen Wahrnehmung potentieller Schwachstellen und Fehler führt. Dies ist im Bereich der elektronischen Abwicklung von Geschäftsprozessen von besonderer Wichtigkeit, da hierbei, vor allem durch die hohe Geschwindigkeit des Ablaufs eines Geschäftsprozesses, eventuelle Fehlerquellen ohne eine stetige Analyse kaum erkannt werden können.
Somit kann festgehalten werden, dass die Analyse von Geschäftsprozessen in erster Linie dazu dient, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhöhen. Dies ist dadurch der Fall, da die Geschäftsprozessanalyse durch die stetige Aufdeckung von Fehlern und Schwachstellen in einem Prozess, die Basis schafft, diese im Rahmen der Prozessoptimierung zu beseitigen.
