Prozessoptimierung

Prozessoptimierung dient in Unternehmen – generell in Institutionen – der kontinuierlichen Steigerung der Effizienz bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse. Dies geschieht mit Hilfe von softwaretechnischen Werkzeugen. (Vgl.: Wikipedia – Prozessoptimierung)

Die Grundlage für eine effiziente Prozessoptimierung wird von einer prozessorientierten Betrachtungsweise aller betrieblicher Abläufe gebildet. Dies bedeutet, dass eine reine Betrachtung von Prozessen innerhalb einer Abteilung nicht ausreicht, sondern vielmehr die ebenen- und bereichsübergreifenden Verkettungen der ablaufenden Prozesse definiert werden müssen. Dies erfordert zunächst, im Rahmen der Prozessanalyse, eine genaue Erfassung und Definition bestehender Prozesse. Um die so gewonnenen Daten bewerten zu können, bedarf es betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, so genannter Key Performance Indicator. Mit Hilfe der so gewonnenen Definitionen von Prozessen lässt sich eine Prozesslandkarte, oder ein Prozessogramm erstellen, welche alle Unternehmensbereiche abdecken kann und als Bezugsbasis für Optimierungen dient.

Wie sieht eine Prozesslandkarte aus?

Abb. 3: Beispiel Prozesslandkarte; Quelle: http://www.orghandbuch.de/OrganisationsHandbuch/DE/6__MethodenTechniken/62__Dokumentationstechniken/624__Prozessmodelle/b050__prozesslandkarte__img,property=default.jpg

Solch eine Prozesslandkarte stellt einzelne (Geschäfts-) Prozesse grafisch dar und zeigt ihre gegenseitigen Wechselwirkungen und Beziehungen zueinander auf. Des weiteren ist sie eine vereinfacht Form eines Prozessogramms, welches zusätzlich Stellen benennt, denen ein Prozess zugehörig ist. Somit bildet eine Prozesslandkarte oder ein Prozessogramm die Basis für weitere Optimierungen einzelner Prozesse.

Welcher Werkzeuge bedient sich die Prozessoptimierung?

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist aufgrund ihrer Komplexität kaum ohne geeignete Software möglich. Hierfür bieten eine Vielzahl von Unternehmen Softwarepakete, wie beispielsweise „ProCheck für Unternehmen“ von dem Unternehmen DATEV. Solche Softwarepakete dienen zum einen der Analyse definierter Prozesse. Zum anderen können mit solchen Softwarepaketen Simulationen durchgeführt werden, in welchen geplante Optimierungen auf ihre Wirksamkeit überprüft werden können.

Welchen Zweck verfolgt die Optimierung von Prozessen?

Die Optimierung von Prozessen verfolgt das Ziel, eine stetig fortdauernde Verbesserung von gegebenen Prozessen vorzunehmen, ohne diese dabei zu unterbrechen (Vgl. Wikipedia – Prozessoptimierung). In diesem Rahmen werden ablaufende Prozesse hinsichtlich ihrer Bestandteile, wie Durchlaufzeiten oder Ressourcenausbeutung stetig verbessert. Dies ist für Unternehmen von besonderer Wichtigkeit, um am Markt bestehen zu können, da mit stetig weiter optimierten Geschäftsprozessen ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz am Markt geschaffen wird.